Legalización de libros | Artí­culos | E-Consulting.es Abogados & Gestores
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Antes de comenzar con este artículo, conviene no confundir y tener claras las diferencias entre los términos LEGALIZACIÓN DE LIBROS y DEPÓSITO DE CUENTAS ANUALES. Este trabajo se centra en la legalización de los libros obligatorios para los empresarios.

Por su parte el depósito de cuentas anuales afecta a los documentos contables que muestran la situación patrimonial o los resultados de una empresa a una fecha o período determinado: balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria y estado de cambios o evolución del patrimonio neto. Este depósito implica los siguientes hitos (siempre nos referimos a empresas cuyo ejercicio económico coincida con el año natural, iniciado el 01-01 y finalizado el 31-12):

  • “DEPÓSITO DE CUENTAS Y LEGALIZACIÓN DE LIBROS NO SON CONCEPTOS COINCIDENTES.”
  • “AMBOS HECHOS SON OBLIGATORIOS PARA TODOS LOS EMPRESARIOS QUE TENGAN QUE LLEVAR CONTABILIDAD AJUSTADA AL CÓDIGO DE COMERCIO.”
  • Aprobación, por parte de la Junta de Socios, de las cuentas anuales y resolución sobre la aplicación del resultado habido en el ejercicio. Este hito deberá estar cumplido antes del 30-06 del año siguiente a la fecha de cierre del ejercicio.
  • Presentación y depósito en el Registro Mercantil, por parte de los administradores, de las cuentas aprobadas anteriormente, certificados de los acuerdos de la junta sobre la aprobación de dichas cuentas y de aplicación del resultado del ejercicio. El plazo será dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, por tanto, finaliza el 30-07 del año siguiente a la fecha de cierre del ejercicio.

Existe un régimen sancionador si no se cumple este depósito de cuentas obligatorio, que va desde la negativa a la inscripción en el Registro Mercantil documento alguno referente a dicha empresa mientras persista el incumplimiento, hasta sanciones pecuniarias de hasta 60.000 euros, en función de la dimensión de la sociedad (por parte del ICAC). En este sentido es importante que presentemos las cuentas aunque sea fuera de plazo, pero lo antes posible, ya que si se produce el depósito con anterioridad al inicio del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.

Además del perjuicio económico que puede suponer la sanción, no hay que olvidar el alcance que puede tener en la reputación de la empresa, ya que el cierre del Registro Mercantil impide a los terceros conocer la situación financiera de la sociedad, produciendo a efectos legales la presunción para los acreedores o terceros de la existencia de complicaciones económicas o de gestión de la sociedad.

La Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, en su artículo 18, establece que todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios, con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

  • “EL DEPÓSITO DE CUENTAS AFECTA A LOS DOCUMENTOS CONTABLES QUE MUESTRAN LA SITUACIÓN PATRIMONIAL Y LOS RESULTADOS DE UNA EMPRESA A UNA FECHA O PERÍODO DETERMINADO.”
  • “EL DEPÓSITO DE CUENTAS AFECTA A: BALANCE, CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS, MEMORIA Y ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO.”

En este sentido, la Dirección General de los Registros y del Notariado, mediante la Instrucción de 12 de febrero de 2015 primero y la Instrucción de 1 de julio de 2015 después, desarrollan lo establecido en el referido artículo 18. Como se deduce de la fecha de las instrucciones que desarrollan esta obligación, en lo que respecta a la legalización de los libros del ejercicio 2016 no existe ningún cambio ni novedad relevante.

La legalización de libros será obligatoria para todos los empresarios, sean personas físicas o jurídicas, obligados a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio. No obstante, no será de aplicación a las uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones y fundaciones.

Los libros que se deben legalizar son, tal cual establece el artículo 18 de la Ley 14/2013, son todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios, lo que implica y afecta a los siguientes libros: Diario, Inventarios y Cuentas Anuales (incluida la memoria), Actas, Registro de Socios o de Acciones Nominativas, según el tipo de sociedad, Contratos del Socio Único, en caso de sociedades unipersonales.

No obstante, y dependiendo de la actividad y del detalle que se haga del contenido de cada libro, habrán de ser presentados: Diario, Inventario y Cuentas Anuales, Balances de comprobación (sumas y saldos), Inventario, Balances, Memoria, Mayor, Libro de Pérdidas y Ganancias, IVA, Facturas Emitidas, Facturas Recibidas, Detalle del Diario, Registro de Acciones Nominativas, Registro de Socios, Libro de Actas, Libro de Detalle de Actas, Libro de Actas del Consejo, Libro de Detalle de Actas del Consejo, Libro-Registro de Contratos del Socio Único con la Sociedad Unipersonal. Además, los empresarios podrán legalizar en cada ejercicio (si así lo desean) cualquier otro libro que no tenga carácter obligatorio, normalmente porque interese registrarlo a efectos probatorios.

Los formatos de registro y presentación podrán ser: Excel (Extensión válida XLS o XLSX); QuatroPro (Extensión válida WQ1; Lotus (Extensión válida WK1); Word (Extensión válida DOC o DOCX); Rich Text Format (Extensión válida RTF); Acrobat Reader (Extensión válida PDF) y Open Office (Extensión válida ODS y ODT).

Tanto para la generación de los libros, como para su presentación, no será necesaria la instalación o compra de ningún programa específico a tal fin, pues como podemos comprobar las aplicaciones ofimáticas que habitualmente solemos utilizar en nuestros ordenadores nos permitirán generar Actas en Word, Excel, etc., y simplemente tendremos que incorporar esos ficheros al programa informático con que vayamos a generar el fichero a presentar (programa LEGALIA si utilizamos el del propio Registro u otro con el que trabajemos habitualmente y facilite la generación de este tipo de libros), que dispondrá de un sistema de protección al objeto de garantizar la no manipulación (sistema de huella digital).

  • “LA FALTA DE DEPÓSITO PUEDE ACARREAR SANCIONES ADMINISTRATIVAS POR PARTE DEL REGISTRO MERCANTIL (NEGATIVA DE REGISTRO E INSCRIPCIÓN) Y TAMBIÉN ECONÓMICAS, POR PARTE DEL ICAC.”
  • “LA LEGALIZACIÓN DE LIBROS AFECTA A: DIARIO, INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES (INCLUIDA LA MEMORIA), ACTAS, REGISTRO DE SOCIOS O DE ACCIONES NOMINATIVAS, SEGÚN EL TIPO DE SOCIEDAD, CONTRATOS DEL SOCIO ÚNICO, EN CASO DE SOCIEDADES UNIPERSONALES.”ÚNICO, EN CASO DE SOCIEDADES UNIPERSONALES.”

El plazo para la legalización de libros es de cuatro meses tras el cierre del ejercicio social, esto es, si el ejercicio coincide con el año natural, cerrado a 31 de diciembre del año 2016, el último día para legalizar los libros del ejercicio 2016 será el 30 de abril del año 2017, siendo la periodicidad anual de dicha legalización en soporte electrónico y por vía telemática. Si, la sociedad tuviera un ejercicio económico no coincidente con el año natural, habiendo cerrado su ejercicio, por ejemplo, el 30 de Septiembre de año 2016, el 31 de Enero del año 2017 fue la fecha límite para legalizar telemáticamente los libros.

Con independencia de los plazos referidos en el presente apartado, señalar que en cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se vuelvan a incluir nuevamente y de forma obligatoria estas actas ya presentadas.

El sistema de legalización de libros en formato electrónico y presentación por vía telemática es de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la ley. Por tanto, respecto de los ejercicios iniciados desde dicha fecha no es posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.

 

No obstante, cuando por problemas técnicos no sea posible la presentación de los ficheros a legalizar por vía telemática, excepcionalmente se permitirá la presentación en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo con los siguientes requisitos:

  • ”ESTOS LIBROS SE LEGALIZARÁN TELEMÁTICAMENTE EN EL REGISTRO MERCANTIL DESPUÉS DE SU CUMPLIMENTACIÓN EN SOPORTE ELECTRÓNICO Y ANTES DE QUE TRASCURRAN CUATRO MESES SIGUIENTES A LA FECHA DEL CIERRE DEL EJERCICIO.”
  • “SE PUEDEN GENERAR CON CUALQUIER PROGRAMA INFORMÁTICO QUE CUMPLA CON LOS REQUISITOS TÉCNICOS ESTABLECIDOS EN EL PORTAL DE PRESENTACIÓN (WWW.REGISTRADORES.ORG).”
  • Debe existir una imposibilidad manifiesta que impida la presentación por vía telemática, mediante la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores.
  • Deberán utilizarse soportes de almacenamiento de datos entre los más habituales en el mercado: usb, cd, dvd, etc…
  • Los ficheros de los libros presentados para su legalización deberán cumplir los requisitos técnicos especificados.
  • Se deberá presentar la instancia de solicitud de legalización de libros presentados en soporte magnético, acompañada de una relación de los libros cuya legalización se solicita con indicación de la firma digital generada.

Para le confección y legalización de libros, el propio Colegio de Registradores pone a disposición de los usuarios su programa LEGALIA (pudiendo utilizar cualquier otro con el que trabajemos habitualmente y facilite la generación de este tipo de libros), que dispondrá de un sistema de protección al objeto de garantizar la no manipulación. Esta protección se realizará mediante la utilización de una huella digital correspondiente a cada libro por medio de un “lenguaje cifrado”, el cual genera un código alfanumérico (conocido como huella digital) que garantiza la protección y no manipulación de la información una vez generados. Cualquier sociedad podrá realizar la presentación telemática de sus libros, para lo cual deberá:

  1. Estar dada de alta en los servicios telemáticos de la web del Colegio de Registradores de España www.registradores.org.
  2. Disponer de un certificado digital vigente, activo y válido (reconocible por el portal). Son válidos los certificados emitidos desde ETOKEN Colegio de Registradores, FNMT, CATCERT, GVA, ACA, ANCERT, DNIe, FIRMAPROFESIONAL, AC CAMMERFIRMA, IZENPE, etc...).

Se suele dar con bastante frecuencia que haya algunos libros de la empresa que no hayan sido nunca legalizados. No será un impedimento para legalizar los libros en este ejercicio. Podrán legalizarse los libros de actas o libros registros de acciones nominativas o libros de registros de socios o de libro contratos de socio único con la sociedad, del ejercicio objeto de presentación, sin que lo esté el inmediatamente anterior.

 

Es más, cabe la posibilidad, para aquellas sociedades que desde la fecha de su constitución no hubieran legalizado estos libros, de incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre. En este sentido, podrá ser incluido un acta de la junta general de la sociedad en la cual se ratifiquen las actas no transcritas en su día y cuya legalización se solicita con la presentación de los primero libros telemáticos.

  • “EL COLEGIO DE REGISTRADORES PONE A DISPOSICIÓN DE LOS USUARIOS SU PROGRAMA LEGALIA, PARA LA GENERACIÓN Y DEPÓSITO.”
  • ”CUALQUIER PROGRAMA USADO DEBE DISPONER DE UN SISTEMA DE PROTECCIÓN AL OBJETO DE GARANTIZAR LA NO MANIPULACIÓN DE LA INFORMACIÓN (SISTEMA DE HUELLA DIGITAL).”
  • ”NO SERÁ UN IMPEDIMENTO PARA LEGALIZAR LOS LIBROS EN ESTE EJERCICIO EL QUE NUNCA ANTES SE HAYAN LEGALIZADO LIBROS.”

 

También cabe la posibilidad de tener que rectificar o modificar libros previamente registrados y legalizados. Para poder rectificar cualquier tipo de libro ya legalizado, se deberá generar un fichero de rectificación que incluya: certificación del órgano de administración por el que se dé cuenta del error cometido y, el archivo rectificado en el que constarán los datos correctos. Normalmente el portal web del Colegio de Registradores solicitará el número de entrada de la primera presentación para asumir que es una subsanación. En caso contrario, se entenderá como una nueva presentación.

 

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