¿Soy un buen gerente de mi empresa? | Artí­culos | E-Consulting.es Abogados & Gestores
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En el presente artículo, pretendemos esbozar los conocimientos y competencias mínimas y básicas que el gerente, director o administrador social de una pyme, puesto que con mucha frecuencia suele recaer en la misma persona, debe poseer para ejercer dicho puesto con la debida profesionalidad. Una vez delimitadas dichas competencias, con una muy escueta mención a cada una de ellas, vamos a desarrollar un poco una de ellas: la contabilidad.

Ser gerente de una Pyme es muy diferente a ser el administrador de una gran empresa, porque por lo general, estas últimas cuentan con mandos intermedios que apoyan el trabajo de los gerentes generales, mientras en las pequeñas y medianas empresas los administradores deben ser más integrales y “saber de todo un poco” porque su responsabilidad individual es mayor.

Las áreas principales en las que cualquier administrador social debe tener conocimientos, aunque sean básicos y mínimos, son las siguientes:

  • Comercialización y marketing. En esta área se desarrollan las diferentes estrategias orientadas a la captación de nuevos clientes y fidelización de los actuales, en otras palabras, el marketing es una herramienta básica para el crecimiento de la empresa.
  • “ANÁLISIS DE LAS COMPETENCIAS MÍNIMAS QUE EL GERENTE, DIRECTOR O ADMINISTRADOR SOCIAL DE UNA PYME DEBE POSEER PARA DIRIGIR LA EMPRESA.”
    Economía, finanzas e inversiones. El área financiera es el motor de una empresa, una mala gestión financiera inevitablemente lleva una compañía al fracaso. Un gerente debe ser capaz de elaborar presupuestos acordes con la situación económica de la empresa, evaluar posibles proyectos de inversión, buscar las fuentes de financiación adecuadas, etc. Desconocer las herramientas financieras de gestión empresarial hace que el administrador cometa errores fatales, como por ejemplo, endeudarse demasiado o gastar más de lo que se tiene.
  • Contabilidad. Algunas personas creen que un gerente no está obligado a saber elaborar estados financieros u otras herramientas de contabilidad, sin embargo, el área contable es de gran responsabilidad y un administrador no debe ser ajeno a ella. Sí bien un gerente no elabora los documentos contables, su responsabilidad es firmarlos y aprobarlos. Este aspecto se desarrolla en mayor profundidad, a continuación.

 

  • Gestión de recursos humanos. La parte humana de la organización cada día se hace más importante, y su gestión eficaz es un factor clave de productividad y competitividad empresarial. Un gerente moderno además debe conocer las nuevas tendencias en la administración de los recursos humanos de su organización.

 

  • Nuevas tecnologías de la información y la comunicación. Un buen gerente debe mantenerse actualizado en cuanto a nuevos desarrollos tecnológicos que le permitan optimizar los procesos en su organización. Cloud Computing, ecommerce, Smartphones, redes sociales y muchas otras nuevas tecnologías están cambiando la forma de hacer negocios, y un administrador debe preparase para afrontar estos cambios.
  • Legislación. Existen 3 áreas legales que un administrador debe conocer: la legislación comercial, legislación laboral y legislación tributaria, además de las leyes civiles y las leyes nacionales. Es importante recordar que el desconocimiento de la ley no exime de responsabilidad, y los problemas legales suelen ser bastante costosos. Es mejor dedicarse a conocer estos temas antes de cometer errores que puedan acabar con el administrador social o con su empresa.
“LA CONTABILIDAD SE CONFIGURA COMO LA ETERNA TAREA PENDIENTE DE MUCHOS ADMINISTRADORES Y GERENTES DE EMPRESAS.”

 

“EL ADMINISTRADOR DEBE SABER QUÉ ES LO QUE ESTÁ FIRMANDO, Y SI NO TIENE CONOCIMIENTOS DE CONTABILIDAD, DIFÍCILMENTE ENTENDERÁ LAS CUENTAS ANUALES QUE ESTÁ FIRMANDO Y DE LAS CUALES SE RESPONSABILIZA LEGALMENTE.”

 

  • Administración de operaciones. Optimizar los procesos productivos es de gran importancia para hacerla más competitiva. Los procesos de logística, estrategias de distribución, optimización de los sistemas de producción y otros procesos relacionados con la Administración de operaciones son cruciales para el éxito de un negocio.
  • Seguridad empresarial. Los riesgos en una empresa están por todas partes y es responsabilidad del gerente establecer los mecanismos de seguridad para reducirlos al máximo. En primer lugar se debe contar con pólizas de seguro que protejan los activos más valiosos de la compañía, también se debe verificar la infraestructura para garantizar que cumple con las normas de seguridad. Cámaras de vigilancia y mecanismos de control de acceso son de gran ayuda para mantener el control sobre lo que sucede dentro de la empresa. Otro aspecto a prestar atención es la seguridad financiera. En seguridad ninguna medida está de más; hay que tratar de reducir al mínimo los riesgos y evitar así costosos dolores de cabeza.
  • Comercio exterior. La internacionalización es una gran oportunidad de crecimiento empresarial, y como director de la empresa es importante conocer este proceso y evaluar la posibilidad de llevar los productos y servicios a mercados internacionales.
  • Gestión de la calidad. La calidad dejó de ser un valor agregado en una empresa para convertirse en una obligación. Una empresa que no cuente con certificaciones de calidad le será más difícil mantenerse en el mercado, porque la competencia sí se está preparando correctamente para este reto. Desconocer los procesos de gestión de calidad hará que se cierren muchas puertas a la empresa.

¿Porqué es altamente recomendable que un administrador social sepa contabilidad?

La Contabilidad es una herramienta de gestión que bien utilizada puede ser de vital importancia en la entrega de información a los distintos usuarios de la información contable, una información bien presentada y sobre todo completa.

Los registros contables (denominados técnicamente como “asientos contables” van a constituir la documentación que será revisada, de acuerdo a las circunstancias, por la Hacienda Pública, por un eventual auditor externo, por un perito judicial, por proveedores, por acreedores o por cualquier socio-copropietario, razones por las cuales debe encontrarse ordenada, completa, y con sus documentos legales de respaldo que correspondan.

Este sistema de información contable puede tener distintos tipos de usuarios, en función del nivel de acceso y de su posición con respecto a la persona física o jurídica, emisora de dicha información. Así, el conjunto de usuarios que van a utilizar toda esta información económico-financiera se puede clasificar en dos grandes bloques (esta clasificación se hace atendiendo al ámbito en donde actúan cada uno de ellos):

  • USUARIOS EXTERNOS: Tales como el Estado (AA.PP, Hacienda. Seguridad Social, etc…), posibles inversores, la competencia, accionistas (los minoritarios, los que no participan en las decisiones de dirección y control), los propios trabajadores del proceso productivo, etc...
    “EL ADMINISTRADOR DEBE EXTRAER INFORMACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES PARA LA TOMA DE DECISIONES, YA QUE DE LO CONTRARIO SERÁ COMO DIRIGIR A CIEGAS EL NEGOCIO.”

     

  • USUARIOS INTERNOS: Tales como los órganos de dirección: Consejo de administración, gerencia, etc... (aquí se encuadrarían los accionistas mayoritarios, los que sí forman parte del proceso de dirección y control).

De esta forma, la contabilidad se configura como la eterna tarea pendiente de muchos administradores y gerentes de empresas, lo cual tiene su explicación en el ciclo de vida de la empresa, ya que durante las fases de nacimiento y crecimiento los esfuerzos se suelen centrar en la actividad comercial.

Obviamente si la empresa es creada por un licenciado en Administración y Dirección de Empresas, este será plenamente consciente de la importancia de la contabilidad, pero muchas empresas son creadas por profesionales de otras áreas, para los cuales la contabilidad es una obligación, que por lo general les parece costosa, que debe llevar la asesoría y de la cual no deben preocuparse.

Sin embargo, al igual que evolucionamos como personas, un administrador o gerente de una empresa debe evolucionar al ritmo de la misma, de manera que lo que una vez fue un pensamiento válido, puede dejar de serlo con el crecimiento de la empresa.

“DE NO TENER ESTOS CONOCIMIENTOS, ESTARÁ IMPOSIBILITADO PARA EVALUAR EL TRABAJO LLEVADO A CABO EN ESTE CAMPO, YA SEA DE MANERA INTERNA O DE MANERA EXTERNA.”

Y así, con el crecimiento de cualquier empresa, es conveniente que las personas que están al frente de las empresas adquieran una formación práctica en contabilidad que les permita comprender cómo se realizan y formulan los estados financieros a partir de las anotaciones contables, para una vez conocidos los fundamentos de la contabilidad y la normativa en la que se apoya, poder profundizar en las diversas técnicas de análisis económico-financiero que les faciliten realizar un diagnóstico de la situación de la empresa, así como establecer la base para realizar previsiones acerca de su comportamiento futuro.

Las 3 principales razones por las que un administrador debe tener conocimientos de contabilidad son las siguientes:

  • El administrador debe saber qué es lo que está firmando, y si no tiene conocimientos de contabilidad, difícilmente entenderá las cuentas anuales que está firmando y de las cuales se responsabiliza. Para conocer el alcance de las obligaciones y responsabilidades de los administradores, estos deben tener presente algunos artículos de la Ley de sociedades de capital.

Artículo 253 sobre la formulación de las cuentas anuales.

  1. «Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.
  2. Las cuentas anuales y el informe de gestión deberán ser firmados por todos los administradores. Si faltare la firma de alguno de ellos se señalará en cada uno de los documentos en que falte, con expresa indicación de la causa».

Artículo 254 sobre el contenido de las cuentas anuales.

  1. «Las cuentas anuales comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria.
  2. Estos documentos, que forman una unidad, deberán ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad, de conformidad con esta ley y con lo previsto en el Código de Comercio.
  3. La estructura y contenido de los documentos que integran las cuentas anuales se ajustará a los modelos aprobados reglamentariamente».

Artículo 272 sobre aprobación de las cuentas.

  1. «Las cuentas anuales se aprobarán por la junta general.
  2.  A partir de la convocatoria de la junta general, cualquier socio podrá obtener de la sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la misma, así como en su caso, el informe de gestión y el informe del auditor de cuentas».

Artículo 236 sobre presupuestos y extensión subjetiva de la responsabilidad.

«1. Los administradores responderán frente a la sociedad, frente a los socios y frente a los acreedores sociales, del daño que causen por actos u omisiones contrarios a la ley o a los estatutos o por los realizados incumpliendo los deberes inherentes al desempeño del cargo, siempre y cuando haya intervenido dolo o culpa.
La culpabilidad se presumirá, salvo prueba en contrario, cuando el acto sea contrario a la ley o a los estatutos sociales.

2. En ningún caso exonerará de responsabilidad la circunstancia de que el acto o acuerdo lesivo haya sido adoptado, autorizado o ratificado por la junta general».
Los administradores tienen pues responsabilidad frente a socios y terceros, del daño que pudieran causar con sus actos y omisiones contarios a la ley, de manera que si las cuentas anuales, que firman, no se han realizado aplicando los criterios y las normas de contabilidad recogidas en el Plan General Contable, sobre ellos recaerá la responsabilidad.

  • La contabilidad es un sistema de información, cuyo objetivo principal es suministrar información útil y válida para la toma de decisiones de ámbito empresarial. Por lo tanto, el administrador debe extraer información de los estados contables para la toma de decisiones, ya que de lo contrario será como dirigir a ciegas el negocio. El eslogan de un conocido fabricante de neumáticos, decía: «La potencia sin control no sirve de nada». Y es que toda la potencia de una organización se puede diluir si la administración de una empresa es deficiente y su contabilidad no refleja la imagen fiel de la sociedad, de manera que los administradores puedan diagnosticar los problemas y anticiparse a estos.
  • Si el administrador no tiene unos mínimos conocimientos de contabilidad difícilmente sabrá si los trabajadores que llevan a cabo las tareas contables en su empresa o la asesoría que elabora la contabilidad realizan su trabajo diligentemente. Por lo tanto, de no tener estos conocimientos, estará imposibilitado para evaluar el trabajo llevado a cabo en este campo, ya sea de manera interna (con trabajadores contratados para esta tarea), o de manera externa (con asesores y consultores contables que se encargan de la misma).

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